Tecnologia en Gestion Documental

Digitalización de documentos: ¿en qué consiste el proceso? La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible. Pero, ¿qué hay que considerar antes de digitalizar documentos? ¿Y después? ¿Qué ventajas reales aporta este proceso? ¿Es relevante digitalizar documentos? Debido al avance de la tecnología, no tener los documentos en formato digital puede suponer una gran  pérdida de tiempo y dinero . Es cierto que la actividad diaria de la empresa y el ritmo frenético de trabajo pueden hacer que esta tarea se posponga año tras año. Convertir este proyecto en prioritario puede suponer un cambio en la gestión de la información de su empresa. Así se reducirían los tiempos de espera ...

Cómo estructurar la documentación     del sistema de gestión de calidad. Generalmente, cuando la gente piensa en la documentación del sistema de gestión de calidad, se imaginan un montón de documentos y procedimientos innecesarios y burocráticos. Esto es así porque a menudo las compañías se pasan documentando sus sistemas de gestión de calidad. Sin embargo, este no tiene por que ser el caso. Es cierto que el estándar internacional para sistemas de gestión de calidad ( ISO 9001 ) requiere cierta documentación (mira este artículo:  Lista de documentos obligatorios requeridos por la ISO 9001:2015 ). El propósito y los beneficios de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad son múltiples: proporciona un marco claro de trabajo de las operaciones de la organización, permite una consistencia de los procesos y una mejor comprensión del Sistema de Gestión de Calidad, y proporciona evidencias para el logro de los objetivos y las metas. Durante el diseño de...

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  Normatividad Archivistica   Ley General de Archivos: Ley de Comercio Electrónico: Ley 594 de 14 de julio de 2000.  Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 527 del 18 de agosto de 1999 . por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Cómo archivar de forma digital usando un gestor documental. Todas las empresas tienen una razón específica para querer  archivar  algunos documentos. Por ejemplo, cuando una organización invierte, el IVA puede recuperarse en la mayoría de los casos. Si la factura no se guarda como es debido, se puede perder y, de esta forma, no se puede probar que se hiciera la inversión durante la inspección. Esto desemboca en una  pérdida de ingresos . Normalmente, las escrituras notariales no deben perderse por motivos legales. La creación de un buen archivo a través de un gestor documental puede  evitar multas .  A la hora de guardar y preservar los documentos de archivo, las empresas se enfrentan a varios tipos de problemas. Por un lado, encontramos aquellas empresas cuyos documentos están bien archivados pero en formato físico. Por otro lado, hay empresas que han digitalizado todos sus documentos, pero se desconoce dónde están. Además de estos dos casos, también...

   Que es Gestión Documental La gestión documental es un conjunto de normas, técnicas y prácticas para administrar todos los aspectos relacionados con la documentación en una organización: almacenamiento, búsqueda, recuperación, actualización, flujo, identificación , etc. La gestión documental no es un concepto nuevo, ya que existe prácticamente desde que existe la escritura. No obstante, las tecnologías de la información han permitido hacer grandes avances en la gestión documental, mediante los Sistemas de Gestión Documental. Estos sistemas permiten informatizar la gestión, haciendo los procesos más ágiles, más eficientes, y con un ahorro sustancial de espacio físico. La gestión documental incluye la gestión de archivos administrativos, contables, técnicos y cualquier otro documento que maneje la organización. Así, con una aplicación de gestión documental se podría mantener un control sobre los documentos de facturas, albaranes y pedidos de una emp...